Zeitmanagement: Mit sechs Apps alles im Griff

Du hast ständig das Gefühl, dir läuft die Zeit davon? Du schiebst einen Berg an Terminen vor dir her? Du bist ständig am Arbeiten und findest kaum Zeit für die Dinge, die dir Spaß machen? Du hast tausend Ideen im Kopf, aber einfach keine Zeit, auch nur eine davon anzugehen? Hier sind drei Apps, die dir helfen werden, den Überblick zu behalten, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und nie wieder etwas zu vergessen. Doch Vorsicht, sie funktionieren nur, wenn man sie auch wirklich anwendet.

Ich arbeite seit über 20 Jahren als Freiberufler. Und wie jeder Freiberufler, Selbstständiger oder Unternehmer habe ich eigentlich viel zu viel gearbeitet und hatte viel zu wenig Zeit für mich selbst. Ich hatte zwar mehr Geld zur Verfügung als die meisten von uns, aber das Heranwachsen meiner Kinder habe ich eigentlich nur aus der Zuschauer-Perspektive erlebt. Ich hatte zwar immer viele Ideen im Kopf, aber viele davon wurden nie realisiert, weil einfach die Zeit fehlte und der Kopf nie frei dafür war. Eine Situation, die vielleicht auch so mancher Angestellte kennt, der von Termin zu Termin hastet und selbst im Urlaub nicht wirklich zur Ruhe kommt.

Natürlich habe ich Bücher über Selbstmanagement gelesen. Ich habe sogar ein Seminar besucht, um mein Leben besser in den Griff zu bekommen. Eine Zeit lang funktionierte das dort Gelernte sogar, doch meist waren die Methoden einfach zu zeitintensiv und es war mehr Selbstdisziplin gefragt, als zu meinem Naturell passt.

Dein Leben in der Cloud

Den entscheidenden Wendepunkt brachte das Smartphone. Und vor allem eine Technologie, die man Cloud Computing nennt. Damit war es nämlich erstmals möglich, Termine, Notizen, Todo-Listen Adressen und Informationen über mehrere Geräte hinweg zu synchronisieren – einfach im Hintergrund, vollautomatisch und ohne eigenes Zutun.

In meinem Leben gibt es einen Desktop-PC mit zwei Monitoren, zwei Notebooks, einen HTPC, ein Tablet und ein Smartphone. Sie alle haben immer dieselben Informationen und diesen Artikel zum Beispiel habe ich im Home Office angefangen, um ihn irgendwann am späten Abend im Wohnzimmersessel fertigzustellen. Ich habe einfach den einen PC aus- und den anderen eingeschaltet und fand die Datei in genau dem Zustand vor, in dem ich sie abgespeichert hatte.

Was das mit Selbstmanagement zu tun hat? Sehr viel. Damit dieses komfortable Computerleben funktioniert, werden die Daten nämlich irgendwo im Internet auf einem Server gespeichert – in der Cloud, wie man heute sagt. Daraus ergibt sich nicht nur eine automatische Datensicherung, ohne dass man selbst daran denken muss. Auch alle Termine, Adressen und andere Daten, die man so braucht, um die tägliche Arbeitsflut im Griff zu behalten, stehen auf jedem Gerät zur Verfügung. Und zwar immer auf dem neuesten Stand.

Nur ein simples Beispiel: Wenn mir in der Küche auffällt, dass der Honig fast alle ist, öffne ich einfach auf dem Tablet Todoist und tippe „Honig“ ein. Das Tablet hat seinen Stammplatz in der Küche, denn dort brauche ich es, um Rezepte anzuzeigen oder eben die Einkaufsliste zu aktualisieren. Gehe ich dann am Freitag in den Supermarkt, muss ich mich nicht daran erinnern, was alles eingekauft werden muss. Ich nutze einfach Todoist als Einkaufszettel und erledige eines nach dem anderen. Meist sortiere ich die Einkaufsliste gleich beim Eintippen, sodass die einzelnen Positionen in derselben Reihenfolge sind, wie die Regale im Supermarkt. Ich kann also zielstrebig meine Runde durch den Laden machen und weiß am Ende, dass nichts vergessen wurde, obwohl ich nur 20 Minuten da war.

Google Kalender

Todoist ist ein hoch interessantes Tool, aber dazu kommen wir später. Wenden wir uns zunächst dem Dreh- und Angelpunkt unsere privaten und beruflichen Lebens zu und das ist für mich der Google Kalender. Bin ich im Büro, sind ständig zwei Anwendungen geöffnet: Thunderbird als Mail Client und Firefox als Webbrowser. Ein Tab im Browser enthält den Kalender und auch im Mail Client ist er als Addon mit nur einem Click erreichbar. Dasselbe trifft selbstverständlich auch auf das Tablet oder das Smartphone zu.

Will ein Kunde einen Besprechungstermin ausmachen, genügt ein Blick in den Kalender und ich kann verbindlich Tag und Uhrzeit zusagen. Das Zeitfenster wird sofort im Kalender eingetragen und ist damit für andere Aktivitäten blockiert. Dabei ist es völlig egal, ob ich mich gerade im Büro befinde, im Besprechungszimmer, im Restaurant oder im Auto. Irgend ein Gerät ist immer zur Hand der Google Kalender zeigt auf allen Geräten den aktuellen Stand. Das habe ich mir ein halbes Leben lang gewünscht und heute ist es ganz banaler Alltag.

Todoist

Da ich es mir gerne einfach mache, habe ich eine Zeit lang mit Google Tasks experimentiert, also der Todo-Liste von Google. Da wollte ich die einzelnen Projekte und Aufgaben verwalten und alles festhalten, was keinen festen Termin hatte, aber doch nicht vergessen werden sollte. Doch funktioniert hat das nie. Mit Google Task kann man nämlich nicht viel mehr als Projekte einrichten und Aufgaben dazu auflisten. Die Aufgaben lassen sich mit Terminen versehen und stehen dann im Kalender als ganztägiger Termin. Aber wenn man viele Projekte und Aufgaben hat, wird das Ganze schnell übersichtlich. Außerdem muss die Todo-Liste manuell gepflegt werden, was irgendwann einfach nicht mehr passiert.

Aber es gibt weit Besseres.

Ich habe eine ganze Reihe von Tools zum Management von Projekten und Aufgaben ausprobiert. Hängen geblieben bin ich am Ende bei Todoist. Das Tool ist eine reine Cloud-Anwendung, was den schon genannten Vorteil hat, dass es auf allen Geräten immer denselben Informationsstand anzeigt. Dabei arbeitet Todoist nach der Methode „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen. Das gleichnamige Buch ist zur Bibel für das Selbstmanagement geworden und gilt als die einfachste und wirkungsvollste Methode, um seine Ziele, Projekte und Aufgaben und zu fokussieren.

In Todoist kann man ganz klassisch Projekte anlegen und die einzelnen Aufgaben dazu definieren. Vor allem aber kann man Todoist nahtlos mit dem Google Kalender synchronisieren. Weist man einer Aufgabe einen konkreten Termin zu, erscheint sie innerhalb von Sekunden automatisch im Kalender. Verschiebt man die Aufgabe im Kalender, wird die Änderung automatisch in Todoist übernommen. Trägt man einen neuen Termin im Kalender ein, findet man auch den automatisch in Todoist wieder. Terminkalender und Projektverwaltung sind damit nahtlos miteinander verknüpft und das, wie gesagt, auf allen Geräten.

Genau dieses Merkmal ist es, das Todoist nach meiner Ansicht zum besten Projekt- und Aufgabenmanagement macht. Die Oberfläche sieht zwar wenig hip aus, aber dafür sieht man alle relevanten Informationen auf einem Blick.

Übrigens ist auch meine Einkaufsliste nichts anderes als ein Projekt. Die einzelnen Positionen sind dabei die Aufgaben, die auf dem Smartphone einfach weggewischt werden, sobald die Eier, Bananen oder Brötchen im Einkaufskorb liegen. Das Projekt „Einkaufen“ bleibt also immer bestehen und wird ständig mit neuen Aufgaben aufgefüllt.
Heute besteht für mich die allererste Handlung des Tages darin, mir in Todoist die Aufgabenliste für den Tag anzusehen. Damit weiß ich sofort, welche Aufgaben und Termine heute ansteht. Ich kann die einzelnen Aufgaben per drag & drop nach ihrer Wichtigkeit sortieren und mich gezielt an die Arbeit machen. Ist eine Sache erledigt, genügt ein Klick und sie verschwindet von der Liste. Das ist so eine Art kleine Erfolgsmeldung an sich selbst und sorgt dafür dass man motiviert das nächste Thema angeht.

Zeigt der Kalender am Ende des Tages, dass noch einige Aufgaben übrig geblieben sind, verschiebt man sie einfach auf den nächsten freien Platz. Todoist wird sie dann am entsprechenden Tag erneut anzeigen. Ansonsten zeigt Todoist diese Aufgaben als überfällig an. Man stolpert also immer wieder darüber und verliert nichts aus dem Blick.

Früher war ich immer damit beschäftigt, bestimmte nicht termingebundene Aufgaben im Kalender von eiern Woche zur anderen zu schieben. Wenn ich einmal nicht dazu kam, verschwanden sie einfach aus dem Blickfeld und gerieten in Vergessenheit. Das kann jetzt nicht mehr passieren. Durch sein penetrantes Verhalten hält mich also Todoist zur ständigen Selbstdisziplin an .

Doch es geht noch weiter. Todoist ist auch hervorragend geeignet, um jederzeit Gedankenblitze, Ideen und Erinnerungen festzuhalten. Wenn ich zum Beispiel gerade einen Artikel schreibe und mir fällt ein, dass ich mit meiner Liebsten demnächst über Urlaubspläne reden sollte, genügt es, das Stichwort im Eingangskorb festzuhalten. Dann werde ich automatisch wieder darüber stolpern und die Urlaubsplanung ist rechtzeitig unter Dach und Fach. Genauso läuft es, wenn mir vor dem Einschlafen noch eine interessante Buchidee einfällt. Oder ein Thema für einen neuen Artikel hier in Mannsichten. Irgend ein Gerät ist immer in Reichweite, um all die kleinen Geistesblitze an Ort und Stelle festzuhalten.

Während die Ansicht „Heute“ und „Nächste 7 Tage“ dafür sorgen, dass alle Aufgaben zeitgerecht abgearbeitet werden, steht im „Eingang“ alles, was man nicht vergessen möchte und was in irgendwelche Aktionen münden sollte. Den Eingang – so die GTD-Regel – sollte man mindestens einmal in der Woche leeren und die dort festgehaltenen einem bestimmten Projekt zuordnen, oder eben ein neues Projekt anlegen. Seitdem ich das konsequent mache, geht keine Idee mehr verloren

Als zweite Organisationsebene kann man übrigens jeder Aufgabe noch ein Label zuordnen. Bei mir gibt es zum Beispiel die Label „gelegentlich“ und „zwischendurch“. Im einen Fall handelt es sich um all die Dinge, die nicht wirklich dringend sind, die man aber dennoch im Auge behalten möchte. Das andere sind kleinere Aufgaben, die man schnell erledigen kann, wenn zwischen zwei Terminen etwas Zeit ist. Leerlaufzeiten muss es also nicht mehr geben und es sollte nicht mehr passieren, dass interessante Vorhaben nie angegangen werden, weil man sich irgendwie immer zum falschen Zeitpunkt daran erinnert.

Todoist kann man übrigens in einer kostenlosen Version ausprobieren.

Pocket

Das Leben besteht nicht nur aus Projekten und Aufgaben (wobei ich auch einen Urlaub, einen Wochenendtrip oder ein Treffen mit Freunden durchaus als Aufgabe ansehe, für die man Zeit reservieren sollte). Ein weiteres Problem ist die Informationsflut, die ständig auf uns einprasselt. Viele interessanten Artikel liest man nicht, weil dafür im Moment gerade keine Zeit ist. Andere Informationen speichert man irgendwo ab, um sie dann nie wieder zu finden.

Hier kommen zumindest für mich zwei Tools ins Spiel: Pocket und Evernote. Pocket ist in Firefox standardmäßig enthalten und steht für die meisten anderen Webbrowsern als Addon zur Verfügung. Es ist eine kleine App, die einen zusätzlichen Button in den Browser einfügt. Begegnet man einem interessanten Artikel, für den man augenblicklich keine Zeit hat, genügt ein Klick auf diesen Button und die URL wird zum späteren Lesen festgehalten. Genauso funktioniert es, wenn man sich eine interessante Website oder einen Blog später etwas genauer ansehen will. Oder wenn man bei eBay etwas Interessantes entdeckt hat, mit dem man sich später noch etwas genauer beschäftigen will.

Ich verwende Pocket fast täglich. Wenn ich dann mal wieder auf meine Liebste warten muss, weil Schuhe kaufen einfach unendlich viel Zeit kostet, die Mann am besten im Café nebenan verbringt, dann nutze ich diese Zeit, um all die Artikel zu lesen, für die ich nie Zeit gefunden habe. Oder ich beschäftige mich irgendwann am Abend entspannt mit einem Thema, das mir im Laufe des Tages über den Weg gelaufen ist.

Feedly

Zeitung lesen war gestern. Selbst Zeitschriften habe ich schon seit Jahren keine mehr gekauft. Mein Informationsbedarf wird online gestillt. Ich gehöre zu den Leuten, die im ICE das kostenlose Zeitungsangebot (was ohnehin nur von Springer kommt) links liegen lassen und stattdessen das Tablet heraus holen. Früher war meine Medienauswahl auf zwei, drei Verlage beschränkt und meine Weltsicht war entsprechend vorgeprägt. Heute nutze ich das breite Online-Angebot und das nutze ich über eine einzige App.

Sie nennt sich Feedly und ist im Prinzip ein Feedreader in der Cloud. Standardmäßig bietet Feedly eine ganze Reihe von Medien an, wie man sie schon seit der Papierzeit kennt. Daraus kann man sich seine ganz persönliche Auswahl zusammenstellen und nach Themen sortieren. Ein Klick auf „Heute“ zeigt alle aktuellen Meldungen an, ohne dass man lange herumsuchen muss. Nachrichtenquellen, die Feedly nicht anbietet, kann man selbst hinzufügen. Auch Mannsichten bietet einen RSS-Feed, den man direkt in Feedly einbinden kann. Einfach in der rechten Spalte den Link dazu anklicken und die Webadresse bei Feedly eintragen.

Gleich nach dem Blick auf Todoist ist Feedly die zweite App, die ich jeden Morgen auf meinem Tablet öffne. Damit bin ich recht schnell ohne große Sucherei auf dem neuesten Informationsstand un dkann den Tag beginnen.

Evernote

Pocket ist interessant für all die Dinge, die kurzfristig interessant sind und die man löschen kann, sobald man sich damit beschäftigt hat. Für alles, das so interessant ist, dass man es dauerhaft festhalten möchte, gibt es die Notizanwendung Evernote. Auch das ist eine Cloud-App, die auf jedem Gerät funktioniert. In Evernote kann man seine persönliche Informationssammlung in Notizbüchern und Notizen organisieren. Außerdem gibt es Notizbuch-Stapel, um bestimmte Themen zusammenzufassend. Und es gibt eine wirklich gute Suchfunktion, mit der jede Notiz gefunden wird, ganz gleich, wo sie sich versteckt.

Ich verwende Evernote, um alles festzuhalten, was später einmal interessant werden könnte: Dort liegen die Bedienungsanleitungen zu allen meinen Geräten vom PC bis zur Kamera. Habe ich ein bestimmtes Software-Problem gelöst, halte ich den Lösungsweg in einer Notiz fest, damit ich ihn jederzeit zur Hand habe. Es gibt Notizen, die Ideen für künftige Bücher und Artikel enthalten. Es gibt Notizbücher, in denen ich alles sammle, was für künftige Reisen interessant sein könnte. Auch meine Rezeptsammlung findet sich hier wieder. Eigentlich alles, was zur Papierzeit in irgendwelchen Ordnern lag und meist nie wiedergefunden wurde. Mit Evernote geht nichts verloren und kommt jederzeit ans Tageslicht, wenn man das richtige Suchwort eingibt.

Übrigens habe ich sowohl Todoist als auch Evernote in die fünf Bereiche eingeteilt, die mein berufliches und privates Leben ausmachen. In Todoist sind das Projekte, die dann wieder in Unterprojekte aufgegliedert werden. In Evernote sind es Notizbuch-Stapel, die genau dieselben Bezeichnungen tragen.

In der Summe hat sich das Zusammenspiel von Googel Kalender, Todoist, Pocket, Feedly und Evernote zu einem System entwickelt, das mir hilft, den Kopf frei zu haben, Informationen zu kanalisieren, Wichtiges nicht aus dem Blick zu verlieren und die täglichen Aufgaben fokussiert zu erledigen.

Insync

Die letzte App, die hier genannt werden soll, nennt sich Insync. Es handelt sich dabei um einen Cloud-Dienst, der dazu dient, Google Drive ,oder wie immer sich der Google Cloud-Speicher aktuell nennt, mit dem heimischen Computer zu synchronisieren. Google biete das zwar auch an, aber nur für iOS und Windows. Für Linux (das Betriebssystem meiner Wahl) ist Insync die einzige Lösung. Und es ist eindeutig die bessere Alternative.

Während man mit der Google Lösung nur einen einzigen Ordner hat, der mit dem Cloud-Speicher synchronisiert wird, kann man mit Insync mehrere Ordner definieren, die dann ständig überwacht und synchronisiert werden. Man kann sich sogar mehrere Google Konten anlegen, um den damit verbundenen kostenlosen Cloud-Speicher zu nutzen. Nach dem Motto „keep it simple“ habe ich die Ordner in meinen Rechnern nach denselben Themen strukturiert wie auch in Todoist und Evernote. Und ich verwende jeweils ein eigenes Google-Konto, um jedes dieser Themen mit der Cloud zu synchronisieren.

Der entscheidende Vorteil dabei ist, dass ich mich um Datensicherung nicht mehr kümmern muss. Ich kopiere zwar von Zeit zu Zeit meinen Home-Ordner auf eine externe Festplatte, die dann außer Haus gelagert wird. Aber für die tägliche Arbeit sorgt Insync dafür dass alle Geräte im Haus oder unterwegs immer auf demselben Stand sind. Ich kann also ein Dokument zu Hause anfangen, um es dann im Hotel oder auf dem Weg dorthin im ICE fertigzustellen, ohne dass ich irgend etwas selbst kopieren muss.

Vielen Lesern erzähle ich damit nichts Neues. Aber die werden diesen Artikel ohnehin nicht bis zum Schluss gelesen haben. Alle anderen konnte ich hoffentlich ein paar nützliche Anregungen geben, wie man im Digitalzeitalter sein Leben besser in den Griff bekommen kann.