Zeitmanagement im Zeitalter der Cloud
Kennst du das auch? Man hat zwar tausend Ideen im Kopf, aber über eine Absichtserklärung kommen die meisten davon nicht hinaus. Es fällt einem ständig etwas ein, aber es ist genauso schnell wieder vergessen. Man erinnert sich immer im falschen Augenblick daran, was man eigentlich schon lange erledigen wollte, aber findet dann irgendwie doch keine Zeit dafür.
Der Grund dafür ist, dass all diese Vorstellungen, Ideen, Visionen und Vorhaben zwar die Träume und Gedanken beherrschen. Das Leben wird jedoch vom Tagesgeschäft bestimmt und der Kopf ist eigentlich nie frei, um einen Schritt darüber hinaus zu tun.
Ich behaupte, dass es vor allem eine Frage der Selbstorganisation ist, ob Träume immer nur Träume bleiben oder Ideen den Weg zur Wirklichkeit finden. Papierlos wie ich nunmal arbeite, nutze ich dafür vor allem 3 Software-Lösungen, die ich so gbut es ging miteinander verknüpft habe: Todoist, den Google Kalender und Thunderbird.
Todoist und nichts geht mehr verloren
Todoist ist eine praktische kleine Aufgaben- und Projektverwaltung, die nach dem Prinzip „Getting Things Done“ aufgebaut ist. Ich habe Todoist so konfiguriert, dass es meine persönliche Lebens- und Arbeitswelt widerspiegelt. Wobei ich ausdrücklich nicht zwischen meiner Arbeit als Freelancer und meinem persönlichen Lebensbereich unterscheide. Es gibt in meinem Leben vor allem vier große Themen: Meine Firma, meie Arbeit als Autor, meine Privatleben und Reisen. Jeden dieser Bereiche habe ich in Todoist als Projekt angelegt. Jede Aufgabe wird einem dieser Projekte zugeordnet. Aufgaben, die ich zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen will/muss werden mit Datum und Zeit versehen.
Kommt ein Kundenauftrag per eMail herein, leite ich die Mail sofort an Todoist weiter. Aufgaben, die telefonisch hereinkommen oder die ich mir selbst stelle, trage ich von Hand ein. Da Todoist eine Cloud-Anwendung ist, kann ich das mit jedem Gerät machen - im Office am PC, jederzeit auf dem Tablet oder unterwegs mit dem Samartphone. Denn was man sofort festhält, muss man sich nicht merken und kann man auch nicht vergessen.
Morgens beim Frühstück lese ich normalerweise ein paar Artikel und checke meine eMails. Eine davon kommt von Todoist und sagt mir, was heute alles anliegt. Damit ist mein Tag strukturiert und ich weiß, was alles erledigt werden muss. Ist eine Aufgabe erledigt, klicke ich auf das Erledigt-Kästchen und sie verschwindet ins Archiv. Ändert sich ein Termin, ändere ich Datum und Zeit und und die Aufgabe taucht am neuen Termin wieder auf. Langweile ich mich, genübt ein Blick auf die nächsten 7 Tage und ich kann eine Aufgabe vorziehen. Oder ich sehe in die Liste der Aufgaben ohne Termin und tue etwas, was ich "irgendwann" einmal erledigen wollte.
Google Kalender - immer alles im Blick
Das Schöne an Todoist ist, dass alle Aufgaben mit Termin automatisch auch in meinem Google Kalender angezeigt werden. Und wenn ich einen neuen Termin im Kalender eintrage, steht der Sekunden später auch in Todoist. Schnell einen Termin vereinbaren, heißt also nichts anderes, als im Kalender nachsehen, wann dafür Zeit ist und den Termin eintragen. Er ist damit eine Aufgabe und kann per Drop&Drag einem Projekt zugeorndet werden.
Es ist also egal, ob ich eine Aufgabe in den Kalender oder in Todoist eintrage. Ich habe immer den Überblick, weiß immer, was zu tun ist und ich muss mir nichts mehr merken, was mir dann ständig durch den Kopf geistert. Schließlich brauche ich den für wichtigere Dinge. Und ich kann mich nur richtig konzentrieren, wenn der Kopf frei ist.
Todoist spielt übrigens auch mit Evernote zusammen, aber dazu später.
Thunderbird als Dreh- und Angelpunkt
Thunderbird ist seit vielen Jahren mein Personal Information Manager (PIM) und das hat gute Gründe. Thunderbird hilft mir nicht nur, den Überblick über meine eMail-Flut zu behalten. Mit den entsprechenden Add-ons kann ich damit auch meine Google-Kontakte pflegen und meinen Google-Kalender anzeigen. Und, ja, auch Todoist habe ich direkt in Thunderbird integriert. Genauso wie Evernote und Pocket, damit alle Informationen an einer Stelle sind.
In der Praxis sieht das so aus: An meinem Arbeitsplatz steht ein Notebook (links neben mir) und ein großer Monitor (direkt vor mir). Auf dem großen Monitor erledige ich normalerweise meine Arbeit. Auf dem Notebook läuft ständig Thunderbird. Eingehende eMails sehe ich also jederzeit mit einem Blick zur Seite. Auf den Google-Kalender und die Todoist Aufgabenverwaltung kann ich ebenfalls jederzeit zugreifen, ohne dass dafür lange herumgeklickt werden muss. Selbst meine Fakturierung und Buchhaltung erscheint im Thunderbird-Fenster.
